Tietojen käyttötarkoitukset

Käyttötarkoitukselle käytetään ajoittain hyvin samaatarkoittavaa termiä käsittelytilanne.

Käytämme henkilötietoja moniin erilaisiin käyttötarkoituksiin, joista on oltava selvillä. Käyttötarkoitusten avulla ihminen ymmärtää, mihin aiomme hänestä kerättyjä tietoja käyttää. Niiden avulla pääsemme myös itse selkeämmin kiinni käsittelyn avainasioihin, kuten oikeusperusteeseen, säilytysaikaan ja tarvittaviin henkilötietoihin.

Uutiskirjeen lähettäminen tai tietojen luovuttaminen tutkimukseen voivat perustua täysin suostumukseen, joka rekisteröidyllä on oikeus perua milloin tahansa. Laskuttaminen taas voi perustua sopimuksen olemassaoloon, joten lasku tulee, suostuitpa tai et.

Meidän on pystyttävä viestimään erilaiset käyttötarkoitukset, niiden oikeusperusteet ja vaikkapa tietojen säilytysajat, jotka usein eroavat eri tarkoituksittain.

Esimerkkejä käyttötarkoituksista

Asiakasrekisterissä: laskuttaminen, palvelun tuottaminen, asiakaspalvelu, muiden palvelujen markkinointi, asiakkaiden jaottelu
Markkinointirekisterissä: suoramarkkinointi, markkinatutkimuksen tekeminen, kampanjatulosten seuranta
Henkilöstörekisterissä: rekrytointi, työsuhteen perustaminen, soveltuvuusarviointi, palkanmaksu, työsuorituksen kehittäminen
...

Käyttötarkoitusten läpikäynti Tietosuojamallissa

Tietosuojamalli auttaa sinua listaamaan henkilötietojen eri käyttötarkoitukset ja käymään läpi niille oleelliset asiat:

Poimi tasan yksi oikeusperuste, johon tämän käsittelyn perustatte
Suostumukseen perustuvaa käsittelyä täydennetään kohdassa Suostumukset

Nimeä kumppaniorganisaatiot, joilla on aktiivinen rooli tämän käsittelyn toteuttamisessa
Oman yksikön nimeäminen voi auttaa myöhemmin tunnistamaan, onko kaikki käyttötarkoitukset onnistuttu löytämään, vai onko joku yksikkö jäänyt huomiotta

Poimi tähän tarkoitukseen liittyvät tietovarannot
Sisältö näihin liittyen on täytetty kohdissa Tietojärjestelmät ja Piilotiedot

Poimi tähän tarkoitukseen liittyvät henkilötietoryhmät, jotta tiedämme, mitkä tarkoitukset ja oikeusperusteet kuhunkin henkilötietoryhmään liittyy.
Sisältö näihin liittyen on täytetty kohdissa Tietojärjestelmät ja Piilotiedot