Ohjaustehtävät

Ilman uskottavaa toteutusta dokumentaatio voi jäädä sanahelinäksi, joka ei toteudu arjen toiminnassa tai vähintäänkin vanhenee pikaisesti.

Ohjaustehtävien avulla voitte luoda tehokkaan toimintamallin dokumentaation ja oman toiminnan valvomiseen, jossa kukin tekee asioita, jotka tietää ja osaa. Tämän avulla työstä tulee tehokasta eikä aikaa valu hukkaan.

Suorittamalla ohjaustehtäviä luotte tehokkaasti lokia toimenpiteistä, joilla oman toiminnan vaatimustenmukaisuutta ja dokumentaation ajantasaisuutta ja oikeellisuutta on tarkasteltu.

1. Luo listarakenne ohjaustehtäville oman organisaationne mukaan

Ohjaustehtävien pohjana löydät aina kolme tehtävälistää - tietosuojavastaavalle, IT-vastaavalle ja tietoturvavastaavalle. Nämä voivat joskus olla sama henkilö, mutta näiden osa-alueiden osaamista ja yhteispeliä digitaalinen ja turvallinen toiminta vaatii.

Voit muokata rakennetta vapaasti lisäämällä haluamasi tason kansioita ja yksikköjä. Suosittelemme muodostamaan organisaatiorakennettanne vastaavan jaottelun, jonka ohjaamana kutsutte työhön mukaan yhden vastuuhenkilön jokaisesta yksiköstä.

"Muokkaa rakennetta" -painikkeen kautta pääset lisäämään elementtejä tai raahaamaan nykyisiä eri järjestykseen tai eri kansioihin.

Ohjaustehtäviä voi ajatella vuosikellona, jolla huolletaan omaa työtä tietosuojan, IT-hallinnan ja tietoturvan parissa.

2. Poimi ohjaustehtäviä ehdotuksista tai luo omia

Samaan tapaan kuin dokumentaatiossa, löydät ohjaustehtäviä lisätessäsi ehdotuksia.

Ehdotukset eroavat eri rooleille, koska eri ohjaustehtävät vaativat eri osaamisia.

Tietosuoja-, IT- ja tietoturvavastaava: Teemojen erityisosaamista vaativat tehtävät

Yksiköt: Yksikön arjen tuntemista vaativat tehtävät

3. Tarkenna tarvittaessa ohjaustehtävien tietoja

Ohjaustehtävä sisältää aina seuraavat tiedot:

Ohjaustehtävän perustiedot

Määrittele ohjaustehtävälle otsikko, kuvaus, vastuuhenkilö, tila sekä tärkeys.

Liittyvät dokumentaatioelementit

Ohjaustehtävän tulee aina liittyä johonkin dokumentaation kohtaan. Näin dokumentaatiosta syntyy konkreettista toimintaa ja sen uskottavuus kasvaa.

Ohjaustehtävä voi liittyä ainoastaan valittuihin listan elementteihin tai automaattisesti listan jokaiseen tietoelementtiin.

Lokimerkintä tehtävän suorittamisesta kirjoitetaan sekä ohjaustehtävän että siihen liittyvän dokumentaatioelementin lokiin.

Tehtävän suorittamistiedot

Tehtävän tavoitteessa kuvataan tarkemmin, mitkä toimenpiteet henkilön tulee tehtävää suorittaessaan tehdä. Tavoite kirjataan suorituksen yhteydessä lokimerkintään, ellei suorittaja muokkaa merkintää ennen tallentamista.

Suoritusvälin täytyttyä edellisesti tarkistuksesta, tehtävä hyppää takaisin keltaisten rivien joukkoon, eli odottamaan tarkistusta.

4. Vastuuhenkilö kuittaa suorituksen tehokkaasti

Klikkaamalla dokumentaatioelementin otsikosta vastuuhenkilö voi helposti tarkistaa yksityiskohdat Dokumentaation puolelta.

Klikkaamalla valintaruutua oikeassa laidassa vastuuhenkilö voi kuitata tehtävän suoritetuksi ja tarvittaessa lisätä omat muistiinpanot merkintään.